Special Education

Letterhead

March 20, 2020

 

Via Regular U.S. Mail and E-Mail: 

 

Re:  ​Prior Written Notice regarding Special Education Services during School Closure

Dear Parent(s) of students with IEPs:

 

I am writing to address the current situation within the district due to COVID-19.  Along with student learning, student health and safety are top priorities for our District.  This letter is meant to serve as notice regarding the school closure ordered by the Lucia Mar Unified School District (“District”) and is provided in accordance with Title 34 Code of Federal Regulations, section 300.503. 

 

Description and Explanation of the Actions Proposed or Refused by District

 

In the wake of the COVID-19 crisis, the Lucia Mar Unified School District (“District”) is taking all necessary precautions not to spread the virus.  As you have likely heard, the District closed its schools, effective March 16, 2020. It was initially anticipated that schools would re-open on March 30, 2020.   However, given the rapidly developing and changing situation, the District extended that date recently to April 20, 2020, and that too is dependent on the continued developing and changing situation.  

 

We know that school closure is concerning, especially for our students with exceptional needs, and want to ensure you that we have your child’s education and safety at the forefront of all decisions being made and actions being taken.  

 

During this time the District will be providing continued instruction, available to all students, as follows:

  • Google Classroom as the remote learning platform that will allow personnel to easily support parents and students with regard to accessing curriculum
  • Direct communication between home and school via ParentSquare that will allow parents to set communication preferences and stay up to date on school alerts as well as communicate directly with teachers
  • All students have been given the opportunity to check out Chromebooks and have received info on how to access free wi-fi.
  • Generalized packets for students to use, by grade or general ability level

 

In addition to this platform of instruction, we wanted to inform you that the District, per students’ existing IEPs, will be providing the following via consultation and/or direct service with parent and/or student through the medium of tele- or video conferencing, to support students in special education during this period:

  • Specialized Academic Instruction
  • Speech and Language Instruction
  • Occupational Therapy
  • Adapted Physical Education
  • Behavior Support
  • Educationally Related Social Emotional Supports and Services
  • Access to information and resources to support families via Padlet

 

We acknowledge the impact of this and the additional challenges it creates and regret the need to make this decision in the wake of this pandemic.

 

Evaluation procedures, assessments, records and/or reports used as a basis for the District’s proposed and/or refused actions, Description of Options Considered by the District, and Description of Other Information Relevant to the District’s Decision

 

The school closure has been ordered based on the COVID-19 pandemic, health and safety concerns, and necessity given the District’s need to provide a safe learning environment for students and a safe working environment for staff.  It is this necessity at the basis of the very serious decision to temporarily close our schools. Due to this necessity, and taking into account all of the District’s legal obligations, we do not believe there are other viable options available at this point in time.  

 

Because our schools will be closed longer than ten school days, the decision about how to provide some form of instructional access has changed.  When schools re-open for instruction, District staff will closely monitor your child’s skills and performance, to confirm whether or not there are any concerns with educational progress or regression due to the school closure.  If there are any such concerns, District staff will notify you, and if necessary, will convene an IEP meeting to discuss your child’s individual needs.

 

Notice of Parental Rights, Procedural Safeguards, and Resources

 

The District acknowledges your right to make informed decisions regarding your child’s education.  Accordingly, I have enclosed with this letter a copy of the rights and procedural safeguards under the Individuals with Disabilities Education Act (“IDEA”).  The District takes these rights seriously, so please feel free to contact my office if you would like to schedule a time to meet with me to address any concerns you may have regarding this letter.  You may also contact the following agencies to obtain assistance in understanding your parental rights:

 

California Department of Education

1430 N Street, Suite 2401

Sacramento, CA 95814-5901

 

San Luis Obispo County SELPA

8005 Morro Road

Atascadero, CA 93422

(805) 782-7301

 

As updates are made available to the District, we will stay in communication with you as promptly as possible.   

 

Sincerely,

 

Jennifer Handy, Ed.D.

Director of Special Education

Lucia Mar Unified School District

 

Enclosures: Notice of Parental Rights and Procedural Safeguards

 


                                                             *************************
 
Special Edication Letterhead

18 de marzo de 2020

A través de correo regular de EE. UU. y correo electrónico:

 

Asunto: Aviso previo por escrito sobre los servicios de educación especial durante el cierre escolar

Estimado(s) Padre(s) de estudiantes con IEPs:

Estoy escribiendo para abordar la situación actual dentro del distrito debido al coronavirus (COVID-19). Junto con el aprendizaje de los estudiantes, la salud y la seguridad de los estudiantes son las principales prioridades para nuestro Distrito. Esta carta sirve como aviso con respecto al cierre de la escuela ordenado por el Distrito Escolar Unificado de Lucia Mar ("Distrito") y se proporciona de acuerdo con el Código de Regulaciones Federales del Título 34, sección 300.503.

Descripción y Explicación de las Acciones Propuestas o Rechazadas por el Distrito

A raíz de la crisis COVID-19, el Distrito Escolar Unificado de Lucia Mar ("Distrito") está tomando todas las precauciones necesarias para no propagar el virus. Como probablemente han oído, el Distrito cerró sus escuelas a partir del 16 de marzo de 2020. Inicialmente se anticipó que las escuelas volverían a abrir el 30 de marzo de 2020. Sin embargo, dada la situación de rápido desarrollo y cambio, recientemente el Distrito extendió esa fecha al 20 de abril de 2020, y eso también depende de la situación de desarrollo y cambio continuo.

Sabemos que el cierre de la escuela es preocupante, especialmente para nuestros estudiantes con necesidades excepcionales, y queremos asegurarles de que tenemos la educación y la seguridad de su hijo a la vanguardia de todas las decisiones que se toman y las acciones que se están tomando.

Durante este tiempo, el Distrito proporcionará instrucción continua, disponible para todos los estudiantes, de la siguiente manera:

  • Google Classroom como la plataforma de aprendizaje remoto que permitirá al personal apoyar fácilmente a padres y estudiantes con respecto al acceso al plan de estudios
  • Comunicación directa entre el hogar y la escuela a través de ParentSquare que permitirá a los padres establecer preferencias de comunicación y mantenerse al día con las alertas escolares, así como comunicarse directamente con los maestros
  • Todos los estudiantes han tenido la oportunidad de obtener Chromebooks, en régimen de préstamo, y han recibido información sobre cómo acceder a Wi-Fi gratis
  • Paquetes generalizados para que los estudiantes los usen por grado o nivel de habilidad general

Además de esta plataforma de instrucción, queríamos informarle que el Distrito, según los programas de educación individualizados (IEP por sus siglas en inglés) existentes de los estudiantes, proporcionará lo siguiente mediante consulta y / o servicio directo con los padres y / o estudiantes a través de teleconferencias o videoconferencias, para apoyar a los estudiantes en educación especial durante este período:

  • Instrucción académica especializada
  • Instrucción de habla y lenguaje
  • Terapia ocupacional
  • Educación física adaptada
  • Apoyo de comportamiento
  • Servicios y apoyos socioemocionales relacionados con la educación
  • Acceso a información y recursos para apoyar a las familias a través de Padlet.

Reconocemos el impacto de tal decisión y los desafíos adicionales que crea y lamentamos la necesidad de tomar esta decisión tras esta pandemia.

Procedimientos de evaluación, evaluaciones, registros y/o informes utilizados como base para las acciones propuestas y/o rechazadas del Distrito, Descripción de Opciones Consideradas por el Distrito y Descripción de Otra Información Relevante para la Decisión del Distrito

El cierre de la escuela se basa en la pandemia COVID-19, los problemas de salud y seguridad, y la necesidad dada la responsabilidad del Distrito de proporcionar un ambiente de aprendizaje seguro para los estudiantes y un ambiente de trabajo seguro para el personal. Esta necesidad sirve como la base de la muy seria decisión de cerrar temporalmente nuestras escuelas. Debido a esta necesidad, y considerando todas las obligaciones legales del Distrito, no creemos que haya otras opciones viables disponibles en este momento.

 Por el hecho de que nuestras escuelas están cerradas más de diez días escolares, la decisión sobre como proporcionar algún tipo de acceso instructivo ha cambiado. Cuando las escuelas reabran para recibir instrucción, el personal del Distrito vigilará de cerca las habilidades y el desempeño de su hijo(a), para confirmar si hay alguna preocupación con el progreso educativo o la regresión debido al cierre de la escuela. Si hay alguna de esas preocupaciones, el personal del Distrito le notificará, y si es necesario, convocará una junta del IEP para discutir las necesidades individuales de su hijo(a). 

Aviso de Derechos de los Padres, Salvaguardias Procesales y Recursos 

El Distrito reconoce su derecho a tomar decisiones informadas con respecto a la educación. En consecuencia, he adjuntado con esta carta una copia de los derechos y salvaguardias procesales bajo la Ley de Educación para Individuos con Discapacidades (IDEA por sus siglas en inglés). El Distrito se toma estos derechos en serio, así que no dude en ponerse en contacto con mi oficina si desea programar un tiempo para reunirse conmigo para abordar cualquier inquietud que pueda tener con respecto a esta carta. También puede ponerse en contacto con las siguientes agencias para obtener asistencia para comprender sus derechos parentales:


Departamento de Educación de California

Calle 1430 N, Suite 2401

Sacramento, CA 95814-5901

 

Condado de San Luis Obispo SELPA

8005 Morro Road

Atascadero, CA 93422

(805) 782-7301

A medida que las actualizaciones estén disponibles para el Distrito, nos mantendremos en comunicación con usted lo antes posible.

Sinceramente,


Jennifer Handy, Ed.D.

Directora de Educación Especial

Distrito Escolar Unificado de Lucia Mar

Adjunto:      Aviso de derechos parentales y salvaguardias procesales